Come usare Excel per creare fogli di calcolo

Quando si ha l’esigenza di creare un foglio di calcolo con Excel  molto spesso si entra in panico, perché non tutti sanno farlo.

Con questa semplice guida, Excel non avrà più nessun segreto e utilizzare il programma diventerà estremamente semplice.


Le azioni preliminari per imparare a usare Excel e a creare fogli di calcolo.

La prima cosa da fare è verificare di avere il programma installato sul proprio pc.

  • Per farlo basta :
  • cliccare su Start
  • andare in Tutti i Programmi
  • selezionare Microsoft Office ovvero il “cofanetto” di software che include anche Excel.

Se Office non è presente sul nostro PC allora prima di tutto è necessario acquistare il pacchetto, che si tratti della licenza base con CD o della nuova Office 365 focalizzata sulle aziende.

Quest’ultima è tutta “on line”, quindi si acquista e si scarica dal web, e si configura in locale sul nostro PC.

Una volta che avremo installato Microsoft Office ecco fra i programmi principali troveremo Excel.

Non resta che imparare a usarl.

Nelle ultime versioni di Windows, Excel è stato abbastanza semplificato.

Gli strumenti più utili sono stati raggruppati in modo tale da rendere tutto più fruibile dall’user che, nella maggior parte dei casi, non ha idea di cosa deve andare a fare.

Il primo passo per superare lo stallo iniziale è, naturalmente, l’esplorazione del foglio di calcolo e delle potenzialità di Excel.

A un’analisi più approfondita, analizzando la scheda Home, ci si accorge che ci sono tutti gli strumenti di uso comune.

In questo settore si trovano, infatti, gli strumenti per la formattazione del testo, per la creazione delle celle,  e molto altro ancora.

Nella sezione Inserisci, invece, si trovano tutti i pulsanti utili per tabelle, grafici, immagini e quant’altro, mentre nella sezione Formule, ci sono tutti gli strumenti necessari per le formule.

Ora entriamo nel vivo del discorso : come usare Excel.

Qualsiasi sia il documento da redigere, basta cliccare su File e andare a selezionare Nuovo.

A questo punto, si dovrà scegliere il tipo di documento da creare.

Usando i modelli precompilati tutto sarà più semplice, perché Excel farà gran parte del lavoro.

Per fare i calcoli, invece, si devono utilizzare le formule e questa potrebbe sembrare un’operazione abbastanza complessa, ma così non è.

Come fare per ottenere il risultato di un calcolo a Excel.

Si deve cliccare sulla cella in cui lo si vuole visualizzare e digitare la formula.

Per esempio, se si desidera fare una somma tra i valori compresi nella casella A3 e A7, allora si deve scrivere

  • =SOMMA(A3:A7).

Per capire come funzionano e quali sono le formule basta guardare le linee guida di Excel.

Come gestire in modo semplice con la tastiera del pc il nostro foglio Excel.

Infatti tramite la combinazione dei tasti Ctrl, Alt, Shift e alcune lettere è possibile anche in Excel eseguire rapidamente delle operazioni.

>Evidenziando una cella: “CTRL” e tasto “+” : aprono una finestra in cui scegliere, con le frecce, se spostare la cella in alto, basso, destra o sinistra.
>Evidenziando un foglio, una riga oppure una colonna, “Ctrl” e tasto “+”, oppure “Ctrl” e tasto “-“, aggiungono/rimuovono una riga/colonna.
>Ctrl + X: taglia
>Ctrl + C: copia
>Ctrl + V: incolla
>Ctrl + Z: annulla operazione

ALT + INVIO: permette di andare a capo nella stessa cella
>F2: per modificare il contenuto di una cella senza cancellarlo.
>F5: per evidenziare celle senza formule, vuote, con valori numerici o testuali, o messaggi di errore, formule dipendenti.
>F11: crea un grafico a partire dai dati selezionati.

 

Excel : questo sconosciuto. Ecco svariate funzioni molte delle quali ignote.

Vediamo insieme quali sono le formule più utili di Excel per evitare di dover tenere la calcolatrice accanto al computer : ma prima una nota.

Una formula assume di solito la seguente struttura: un uguale, il “nome” della formula (somma, media…) seguito dalle parentesi in cui includere le celle di riferimento.

Le coordinate delle celle saranno intervallate da due punti a indicare un intervallo (così A1:A5 intende l’insieme delle celle da A1 ad A7), dal punto e virgola a indicare solo i due valori (A1;A7 saranno allora le due celle).

I due operatori, punto e virgola e due punti, si possono utilizzare in combinazione (A1:A3; A5:A7 è l’unione dei due intervalli: da A1 ad A7 saltando A4).

E ora le formule più comuni di Excel:

  • Addizione =Somma(A1;A5) o A1+A5,
  • Sottrazione: =A1-A5,
  • Moltiplicazione =A1*A5 o prodotto(A1;A5),
  • Divisione =A1/A5,
  • Elevare alla n =Potenza(A1;n) o A1^n,
  • Radice quadrata =Radq(A1),
  • Media =Media(A1:A5),
  • Mediana (il valore che occupa la posizione centrale di un intervallo) =Mediana(A1:A5),
  • Moda (il valore più ricorrente di un intervallo) =Moda(A1:A5),
  • Valore massimo =Max(A1:A5),
  • Valore minimo =Min(A1:A5).

Come calcolare le percentuali con Excel?

Non esistendo formule “dirette”, ci si deve appoggiare alle altre operazioni.

Mettiamo caso, ad esempio, di voler calcolare a quanto ammonta l’IVA sul prezzo di vendita di un oggetto, supponendo che l’imposta sia al 20%.

Dovremo dividere il prezzo per 1.20 e poi moltiplicarlo per 0.20. Analogamente, partendo dal prezzo ante-IVA, dovremo moltiplicare per 1.20 per ottenere il prezzo al consumatore.

Un altro caso: avendo due valori nelle caselle A1 e A2, rispettivamente (ad esempio) le spese per l’affitto e le spese totali mensili di una famiglia, possiamo calcolare quanto incida l’affitto sulle uscite mensili semplicemente dividendo A1/A2.

Le formule più utili di Excel, per usare velocemente il foglio di calcolo.

Formule algebriche, condizionali e percentuali spiegate con esempi concreti.

Un ultimo esempio di come calcolare percentuali.

Supponiamo di avere un negozio e di voler calcolare l’aumento delle entrate nel mese di dicembre (A2) rispetto a novembre (A1):

  • =(A2-A1)/Ass(A1), dove “Ass” è la formula del valore assoluto.

Un’accortezza da utilizzare quando il bilancio mensile è negativo.

Come usare le formule condizionali in Excel.

Le formule condizionali permettono di ottenere output diversi qualora le celle selezionate rispettino o meno determinati parametri:

Funzione SE

  • =Se(test; “vero”; “falso”)

dove “test” è il parametro, “vero” il testo che comparrà in caso il parametro sia soddisfatto, “falso” qualora non lo sia. Si possono creare più funzioni SE una dentro l’altra, come scatole cinesi.

Funzione O

  • =O(test1; test2…)

dove la funzione restituisce “vero” se anche solo uno dei parametri è soddisfatto (e “falso” altrimenti),
Funzione E =E(test1; test2…), dove la funzione restituisce “vero” se tutti i parametri sono soddisfatti.

Copiando una formula da una cella ad un’altra la formula si adatterà alla nuova posizione.

Così ad esempio :

  • A13=Somma(A1:A5)
  • copiata in B13 diventerà :  “=Somma(B1:B13)”.

Per evitare che questo succeda, si devono adottare i riferimenti di cella assoluti, posizionando un simbolo del dollaro ($) davanti alla colonna e uno davanti alla riga: “=Somma($A$1:$A$5)”.

Esistono poi i riferimenti misti, con solo la riga o la colonna assoluta, e l’altra coordinata relativa ($A1 o A$1).


Naturalmente è diventato importante poter utilizzare Excel anche in versione mobile, ecco quindi il nostro post dedicato alla versione di Excel per smartphone e tablet.

 


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