Scrivere una email : la netiquette

Non c’è bisogno che lo diciamo noi : la gran parte delle comunicazioni più importanti passa via posta elettronica.
Saper scrivere una mail, quindi, è fondamentale.

Ma alcune regole non sono così ovvie.

Vediamo quindi cosa prevede la netiquette.

Da “net etiquette” = etichetta della rete.

Come nelle lettere vere e proprie, la base per una buona mail è la giusta ortografia. Però ammettiamo che qui abbiamo dalla nostra la possibilità di usare il correttore automatico del nostro PC.

Pochi sanno che, scrivendo al computer, i segni d’interpunzione (punti, virgole, ecc)  non vanno staccati dalla parola precedente, solo da quella successiva. Invece succede il contrario con le parentesi.

Anche l’uso delle abbreviazioni andrebbe limitato alle mail meno formali.

Ricordate che spesso le mail saranno lette sul cellulare: meglio inviare messaggi sobri e senza orpelli.

Non scrivete niente di troppo lungo e ricordatevi di andare a capo ogni tanto, per non far affaticare gli occhi di chi legge.  Per lo stesso motivo, scegliete un font chiaro e poco arzigogolato : ci dispiace dirlo, ma il Comic Sans conta tanti estimatori quanti detrattori: meglio evitarlo !

Non scrivere una email in maiuscolo: nella lingua del web è sinonimo di urlare.

Come succede anche con le lettere, la comunicazione scritta può dar luogo a malintesi: una battuta potrebbe essere scambiata per qualcosa di serio, un tono scherzoso per arrabbiato.

Controllate sempre le mail che inviate per evitarli. Se sono meno formali potete usare le emoticon per scansare ogni possibile equivoco.

È importante non assillare i nostri contatti con le mail, quindi niente catene di Sant’Antonio, non abusate della bandierina di importante né della ricevuta di ritorno, o finirete per essere ignorati.

I messaggi con dimensioni e/o allegati troppo grandi possono essere scomodi da scaricare: una soluzione è comprimere gli allegati o inviarli tramite servizi appositi, come Google Drive.

Sempre per venire incontro al ricevente, è meglio rispondere a una mail che scriverne una nuova alla stessa persona. Così, se è un po’ distratta e non si ricorda di cosa state parlando, le basterà scorrere in basso per avere la cronologia di tutti i messaggi precedenti.

Non scordate mai di inserire un oggetto chiaro e la vostra firma.

Per quanto possa essere scontato per molti, accade non di rado che si tenda ad inviare una mail come un messaggio informale in whatsapp.

Non sono la stessa cosa, è bene ricordarlo sempre.

Spesso negli smartphone è presente una frase finale di default (“inviata da iphone”, ad esempio), che comparirà in ogni mail che inviate. Chi legge potrebbe trovarla non necessaria o poco discreta: potete eliminarla di caso in caso manualmente. Oppure potete eliminare la firma automatica in modo definitivo dalle impostazioni dello smartphone.  Sempre dalle impostazioni la si può anche modificare indicando i dati giusti che appariranno in tutte le mail inviate.

Se inviate la vostra mail a diverse persone che non si conoscono tra di loro, sarà meglio inserire i loro nomi alla voce Ccn, che sta per copia carbone nascosta.

Queste le regole fondamentali : attenzione a quanto scrivete e come lo scrivete.

Se scrivete mail per lavoro , anche l’apparenza conta.

 

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