Chi ha un’azienda lo sa bene: ottimizzare tempo e lavoro è indispensabile per ottenere i risultati migliori dal proprio business. E GSuite serve proprio a questo consentendo, in poche parole, di organizzare al meglio il lavoro utilizzando un solo pacchetto che consente di gestire GMail, Documenti, Drive e Calendar in maniera perfetta da pc, smartphone e tablet.

GSuite, cos’è.

Chi è più intuitivo lo avrà già capito: GSuite è l’insieme di tutti gli strumenti gratuiti di Gmail che entrano a disposizione delle aziende per l’utilizzo con l’account di posta in versione business utilizzando il dominio dell’azienda.

Per comprendere meglio di cosa stiamo parlando è importante passare in rassegna tutti questi strumenti capendo quale vantaggio possono offrire rispetto ad ogni altra soluzione free disponibile sul mercato.

Premettiamo, in ogni caso, che per utilizzare al meglio GSuite è consigliabile scaricare ed utilizzare Google Chrome.

Gmail su GSuite, protezione, privacy e non solo

GMail ci aggiorna costantemente notificandoci i nuovi messaggi e archiviando le email garantendo il massimo della protezione. Con GMail per GSuite possiamo disporre di indirizzi email personalizzati @nomeaziende. Tutti i collaboratori aziendali potranno, quindi, disporre di indirizzi email di questo tipo. Ad esempio, se Luca e Anna sono due collaboratori, potranno avere rispettivamente gli indirizzi luca@nomeazienda e anna@nomeazienda.

Ogni collaboratore, poi, potrà disporre di molteplici indirizzi, fino a 30. La gestione delle email è possibile sia che si sia connessi sia che non lo si sia. I messaggi, ad esempio, possono essere scritti offline, salvati e verranno inviati appena ci sarà il collegamento internet.

Chat e video possono, poi, andare ad arricchire ogni conversazione. Le videochiamate si possono gestire con Hangouts Meet mentre le chat si possono gestire direttamente tramite le caselle di posta elettronica con l’utilizzo di Chrome.

I backup avvengono in maniera completamente automatica. Altrettanto efficienti le protezioni antispam.

Google Calendar, calendario online integrato

Grazie ai calendari condivisibili si ottimizzerà il tempo sul lavoro. GSuite, infatti, consente di pianificare in maniera intelligente le proprie attività, in particolare le riunioni. È possibile pianificare ogni singolo evento nella maniera più veloce possibile procedendo con il controllo della disponibilità di ogni singolo collega o procedendo con la sovrapposizione dei calendari di ognuno.

È possibile procedere con la condivisione del calendario in modo che le persone vedano ogni dettaglio dell’evento.

Dei default, Google Calendar permette di visualizzare i promemoria degli eventi una decina di minuti prima che gli stessi inizino. Naturalmente questo intervallo temporaneo è personalizzabile in base alle proprie esigenze. I calendari più importanti, poi, possono anche essere condivisi su internet.

Funzione interessante è quella di poter verificare se una sala riunione è disponibile o meno. È possibile sfogliare e prenotare la sala riunione d’interesse verificandone capienze e attrezzatura disponibile.

Hangouts Meet, la soluzione per le videoconferenze è su GSuite

GSuite prevede anche la possibilità di utilizzare Hangouts Meet con cui è possibile tenersi in contatto video con i propri collaboratori e non solo. L’utilizzo è molto semplice dato che basta procedere alla configurazione delle riunioni e alla confivisione di un link.

Ai colleghi basterà cliccarvi sopra per entrare in videoconferenza. L’interfaccia è molto semplice ed intuitiva. Persino gestire una videochiamata con tanti partecipanti è molto semplice.

Meet risulta essere in piena integrazione con GSuite e permette la partecipazione ad una riunione direttamente dagli eventi o mediante inviti ricevuto via email.

Utilizzando la versione Enterprise di GSuite, ogni riunione è abbinata ad un contatto telefonico da comporre per accedere alla riunione stessa e un codice PIN che ne garantisce la sicurezza. L’invito a chiamata rende molto più semplice invitare alla partecipazione coloro che si desidera.

Drive, per archiviare, condividere e accedere ai file

Addio alle grandi manutenzioni e un aggiornamento costante grazie alla possibilità di utilizzare, con GSuite, Google Drive che va a sostituire, in maniera più che egregia, i dischi aziendali e i server. Su Drive possiamo procedere al salvataggio di varie tipologie di file ed effettuare l’accesso da qualunque dispositivo e in ogni momento ve ne sia la necessità.

Se si dispone di una versione di GSuite Business ed Enterprise lo spazio disponibile per archiviare i file non ha limiti. Drive File Stream ci permette l’accesso ai file direttamente dal pc senza occupazioni di spazio su disco. I file sono sempre protetti al massimo.

Fino al momento in cui non decidiamo di condividerli, rimangono privati e visibili soltanto a noi. Allo scopo di evitare più versioni di un file possiamo concedere ad altri l’autorizzazione per il download, per modificarli, per commentarli o semplicemente per visualizzarli. I file condivisi possono anche essere dotati delle rispettive date di scadenza.

Di quanto spazio posso disporre?

La quantità di spazio disponibile è differente in base alla versione utilizzata (free o a pagamento). In particolare, utilizzando GSuite Basic avremo a disposizione 30 GB di spazio per ciascun utente da condividere tra Drive e Gmail.

Se, invece, si utilizzano GSuite Business, Enterprise e Team non avremo limiti di spazio. Se il numero di utenti coinvolti è inferiore a 5 si ha a disposizione 1TB per ciascuno.

Google Documenti, elaborare il testo insieme al team

Utilizzando Google Documenti possiamo procedere alla creazione e alla modifica di ogni documento direttamente dal nostro browser senza la necessità di ricorrere a software dedicati.

Più utenti possono dedicarsi in maniera contemporanea ad un file e ogni modifica viene salvata in maniera automatica. Dal momento che questa apparirà in tempo reale sarà possibile discuterla da subito utilizzando la chat.

A lavoro ultimato è consentita l’esportazione in diversi formati ovvero .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt e .html.

GSuite, fogli di lavoro intelligenti

Come abbiamo appena visto con la modifica dei documenti, anche i fogli di lavoro possono essere modificati in contemporanea da più membri della propria squadra.

Sarà possibile l’esecuzione di ogni calcolo con diverse formule da quelle più semplicistiche a quelle più complesse con modifiche salvate, anche qui, in tempo reale.

L’autorizzazione per la modifica del foglio di lavoro potrà essere data solo ad alcuni utenti prevedendo, ad esempio, la sola possibilità di visualizzare o quella di procedere con eventuali modifiche. Si può, quindi, parlare di fogli di lavoro intelligenti.

Collaborare per le presentazioni

Le presentazioni sono una parte importantissima delle attività aziendali. Anche in questo caso, come visto per le altre funzioni, è possibile il lavoro contemporaneo di più persone su un’unica presentazione. Ogni commento e modifica verrà visualizzata in tempo reale fluidificando il lavoro, rendendolo più semplice e veloce.

Per la realizzazione delle diapositive, possiamo personalizzare al massimo scegliendo di iniziare il lavoro dal nulla o optando per un modello già realizzato. Testo, immagini, ogni tipo di grafico e animazione saranno a nostra disposizione permettendo le modifiche come più ci fa comodo.

Google Hangout Chat

L’ultima new entry di GSuite è quella di liberare le emails tra i vari colleghi di un’azienda. Questa possibilità è inclusa nella variante base di GSuite. Utilizzando Chat possiamo procedere con la creazione di un canale di comunicazione per team, per argomento o per gruppo di lavoro.

Che dire, poi, della chat diretta possibile tra un collega e l’altro? Non è certamente una novità ma ammettiamolo è una possibilità che può rivelarsi davvero utilissima.

GSuite, quanto costa?

GSuite prevede un costo mensile che è sempre bene conoscere in anticipo. Il costo dipende dal pacchetto scelto e la scelta di un pacchetto piuttosto che di un altro dipende essenzialmente dalle necessità della propria azienda.

Si parte con il pacchetto Basic che costa 4,68 euro/mese, si arriva al pacchetto Enterprise (il più completo) che costa 23 euro/mese.

Una via di mezzo è costituita dal pacchetto Business che costa 9,36 euro/mese. È sempre consigliabile verificare i prezzi dalla pagina ufficiale dato che è possibile che si introducano modifiche ai prezzi citati o che entrino in vigore particolari promozioni.