Dopo anni di attesa, pare ormai che il passaggio dal cartaceo al digitale sia sempre più definitivo. Complice la pandemia da Coronavirus che ha costretto le aziende a puntare sullo smart working.

Tanti i vantaggi che sono sempre più sentiti, a partire dal risparmio economico per arrivare alla riduzione dei tempi rispetto alla preparazione e poi l’invio di documentazione cartacea.

Come fare per firmare un documento digitale.

Vediamo come firmare digitalmente e in modo corretto, così che il documento abbia valenza legale, e come aggiungere la firma autografa ai file (PDF, il formato di file più comodo in questi casi).

Prima di proseguire, distinguiamo la firma elettronica semplice da quella digitale con pieno valore legale. La prima si realizza semplicemente apponendo sul documento un vero e proprio disegno della firma, creato tramite mouse o tavoletta grafica. Questa tipologia di firma non ha valore legale in quanto non c’è modo di garantirne l’autenticità con certezza. La seconda invece prevede l’uso di sistemi crittografici ed è quella che andremo a vedere in questo articolo.

Firmare un documento digitale e dargli valore legale : il kit.

Per poter firmare un file digitale così da avere valore legale, bisogna prima di tutto munirsi di un apposito kit per la digital signature, acquistabile online.

Il passo successivo è stampare il documento, controllare che sia tutto in ordine e firmarlo.

Dopodichè bisogna autenticare la documentazione ricevuta per mezzo mail quando abbiamo acquistato il kit ed inviare il tutto dove avete acquistato il kit.

Uno dei kit più acquistati è quello proposto da Aruba, vediamo di seguito come è composto.

Kit Aruba per la firma digitale con valore legale.

Il kit è composto da un lettore, che può essere USB o da tavolo, una Smart Card e delle istruzioni. All’interno della Smart Card troviamo due certificati, ciò che davvero rendere legale la firma in questo caso, ovvero il certificato di Firma qualificata che identifica il titolare e con cui possiamo firmare i documenti.

Il secondo certificato invece è quello di autenticazione CNS, ovvero la Carta Nazionale dei Servizi. Tale certificato permette al titolare di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione italiana e che semplicano di molto alcuni iter burocratici, richieste ecc.

Il kit di Aruba è venduto a 61€ più IVA.

Come firmare un documento in digitale.

Dopo aver acquistato e ricevuto il kit, dobbiamo procedere con il setup dei driver del lettore della Smart Card nel nostro computer fisso o notebook. Per poter firmare i documenti abbiamo bisogno del software Aruba Sign.

Avviato il software ci ritroveremo con un interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare, ciò che ci interessa subito è il pulsante per l’aggiunta di un nuovo file (nuovo documento).

Da qui possiamo poi selezionare il file che vogliamo firmare. Una volta caricato possiamo clickare sul pulsante firma e procedere con la scelta del giusto certificato digitale relativo alla nostra firma, proseguendo con l’inserimento dei dati di autenticazione.

Terminato questo iter otterremo un nuovo tipo di file, a scelta tra P7M, PDF con firma digitale inclusa, oppure XML in sottoformato XAdES (a sua volta all’interno di un P7M).

---